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2020 fue un año único. No es que cada año no sea único, pero este lo superó a todos. Ha habido muchos cambios en nuestra sociedad, la gran mayoría comenzaron debido a la pandemia de Covid-19. Todos tuvimos que adaptarnos y aprender cosas nuevas. Y cuando digo todos nosotros, realmente me refiero a todos: personas, empresas y gobiernos.

Cuando hablamos de empresas, tuvieron que adaptarse para sobrevivir. En educación, la EAD se ha vuelto prácticamente obligatoria. En los hoteles, es necesario prepararse para el regreso gradual a la “nueva normalidad” en este momento, de la misma manera que los centros comerciales y las empresas que necesitan conectarse con el público a un nuevo nivel. Los hospitales han cambiado por el bien de la seguridad. Y los edificios corporativos cambiaron no solo por seguridad, sino por nuevos hábitos, como fue el caso de la popularización del home office.

Fue posible comprender las realidades mencionadas anteriormente por la vida de Julia, quien, día tras día, despertaba a un nuevo día lleno de desafíos. Hoy no sería diferente. Lo diferente es la nueva realidad de Julia, que despertará en el mundo de los acontecimientos.

Otro día, otra realidad: Julia en el mercado de eventos

Julia se despertó dos horas antes, agitada y ansiosa. Todavía estaba oscuro en el invierno de la ciudad. Después de seis meses de cuarentena, sería el primer evento importante, esta vez completamente virtual, y su responsabilidad como organizadora era inmensa.

Tan pronto como sonó la alarma, incluso antes de comenzar a vestirse, Julia reflejó su móvil en la gran pantalla del televisor para evaluar los primeros reportes y la confirmación de participación. Ella personalmente se encargó de la creación de "Famous Connection", un personaje virtual creado a partir de un chatbot.

El bot se personaliza para cada cliente basado en una serie de parámetros establecidos por el participante en el momento del registro. Así la empatía con el sistema se vuelve más amigable.

El programa que simula un ser humano responde a una serie de consultas específicas, automatiza el servicio, realiza diálogos y responde solicitudes de forma automática.

Inteligencia artificial

El aprendizaje automático y el aprendizaje profundo son habilidades de aprendizaje automático de máquinas, que involucran la inteligencia artificial y la búsqueda del reconocimiento de patrones como una forma de definir algún tipo de aprendizaje.

Estas nuevas tecnologías para eventos son ampliamente utilizadas para personalizar la experiencia y el contenido, en programas de matchmaking entre participantes, en entretenimiento interactivo orientado a la inteligencia artificial y en realidad virtual. Acciones que a menudo aportan una gran ventaja a los eventos.

Como administradora del evento, Julia quiere saber sobre la confirmación de participantes y el normal funcionamiento de la infraestructura. Por primera vez, se llevará a cabo un evento totalmente virtual dirigido a más de 5.000 participantes en todo el mundo.

Comunicación remota

En los últimos seis meses de la pandemia, la comunicación remota ha adquirido un nuevo aspecto. Julia participó de una ola de en directos y seminarios web, sobre los temas más variados, de todos los temas. En las reuniones, los equipos descubrieron herramientas de comunicación remota que desconocian.

La gente encontró una nueva forma de comunicarse, ahora respetando la distancia, pero exponiendo sus hogares y, a menudo de forma involuntaria, a sus familias. Julia contuvo la risa viendo a los niños invadir la pantalla de los padres, ansiosos por seguir participando en un importante encuentro virtual. Por no hablar de su perra Malu, a quien le gusta hacer sus apariciones caninas en varios encuentros de la propia Julia.

Fue una transición difícil, pero consolidó prácticas que Julia sabe que influirán directamente en la organización de eventos ahora y en el futuro.

Clonación virtual

Ella también se cuidó de ofrecer una experiencia totalmente innovadora en esta nueva edición del evento que organiza. La clonación virtual es una innovación tecnológica que le permite crear una representación virtual del mundo real. El recurso se utilizó para crear entornos virtuales con todas sus características en los que el participante puede experimentar lo que está presentando el ponente utilizando unas gafas 3D.

Julia ha participado recientemente en una capacitación con realidades inmersivas (con la aplicación de recursos de realidad virtual y realidad aumentada) y fue allí donde pensó en adoptar el recurso en partes de su evento.

Al conversar con los organizadores, encontró que la alternativa era sumamente ventajosa para reducir costos y tiempo, además de ser una excelente herramienta para ampliar la absorción de conocimiento y experiencia de los empleados para las situaciones más diversas.

Venta por Internet

Toda la venta de entradas se realizó a través de internet de una forma más ágil, inteligente e integrada a la estrategia de difusión, que fue fundamental en tiempos de pandemia. Las plataformas proporcionaron a Julia información sobre el número de entradas vendidas, lo que automáticamente alimentó el sistema de acreditación.

Una aplicación desarrollada específicamente para el evento también mejora la experiencia de los participantes. En él se encuentra toda la información sobre el programa con horarios de cada actividad y datos sobre las atracciones.

Julia sabe que es posible que ocurran imprevistos y la aplicación actualiza la grilla de eventos en tiempo real.

Reconocimiento facial

Con solo una hora antes del evento, Julia ya está observando atentamente a los participantes ingresar al ambiente del evento. La autorización se realiza mediante reconocimiento facial, una aplicación informática capaz de identificar a las personas capturando la imagen con la cámara del ordenador.

Así, el sistema da acceso a la sala virtual principal para las conferencias y a determinadas áreas del evento. La innovación tecnológica también puede integrarse con aplicaciones de eventos para evaluar la usabilidad de la aplicación o usarse para evaluar seminarios web.

Las personas que han autorizado previamente la grabación de sus rostros también ayudarán a los organizadores a comprender sus reacciones e implicación con el contenido transmitido durante las presentaciones para optimizar sus acciones.

Julia no puede esperar para descubrir si los participantes están aburridos con las presentaciones, lo que permite cambiar el enfoque de inmediato.

Interacción en redes sociales

En solo 15 minutos comenzará el evento. Julia toma su puesto en un pequeño estudio instalado en su casa para inagurar el evento. Está lista, pero ni siquiera saldrá de casa.

En su móvil ya ve las primeras reacciones positivas en las redes sociales. Con la función de interacción, Julia habla con su audiencia en el cuadro de comentarios y acciones.

Observa atenta a las expectativas y deseos de los participantes que se colocan frente a sus cámaras para acompañar el evento.

Sin miedo a la tecnología

Las nuevas tecnologías son esenciales para los organizadores de eventos en su estrategia para atraer e involucrar a los participantes. También son herramientas fundamentales para calificar los resultados de los eventos. Esto no le causa miedo a Julia, solo la empuja a superar los desafíos con las facilidades que ofrecen los recursos tecnológicos.

Pero lo siento, tiene que irse, porque Julia acaba de encender su cámara y el evento está por comenzar. Con toda esta tecnología a su disposición, nada puede salir mal.

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Carolina Pain

Carolina Pain

Carolina Pain, especialista en Comunicación y Marketing Digital, cuenta con 15 años de experiencia en el área de contenidos, trabajando en el área de producción de textos, gestión de Social Media y Branded Content. Licenciada en Comunicación Social, con una licenciatura en Periodismo, de la Universidad de Mackenzie, tiene un posgrado en Periodismo en la London School of Journalism, un curso de Estrategia de Datos Humanos en la Miami Ad School y una especialización en noticieros para televisión por Senac.

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